Teknik Pengurusan Rekod & Fail Pejabat Yang Efektif

16-17 Apr, 2018, Kuala Lumpur

KANDUNGAN KURSUS
  • Praktis Dan Amalan Dalam Pengurusan Rekod
  • Sistem Fail Dan Pengklasan Perkara
  • Perlaksanaan Sistem Fail
  • Ciri-Ciri Dan Kawalan Keselamatan Rekod
  • Peraturan/Arahan Dalam Pengurusan Rekod
  • Peringkat Akhir Pengurusan Rekod/Pelupusan Rekod Tidak Aktif (Disposal Of Inactive Records)
  • Sesi Latihan Amali
OBJEKTIF KURSUS

Selepas menghadiri kursus, peserta dapat mendalami tentang pengurusan rekod dan fail di pejabat.

  • Dapat mempertingkatkan kesedaran tentang pentingnya amalan pengurusan rekod yang baik di pejabat masing-masing.
  • Dapat mempertingkatkan kemahiran dalam mengendalikan rekod di agensi masing-masing.
  • Dapat mempertingkatkan kefahaman dalam pengurusan rekod secara teori dan praktikal yang akan membolehkan perlaksanaan dan tanggungjawab terhadap rekod di agensi masing-masing.
  • Dapat meningkatkan lagi kemahiran memproses rekod-rekod khususnya dalam mengendalikan rekod-rekod di peringkat penyusunan, penyimpanan, penjagaan dan pelupusan rekod.
  • Dapat memperbaiki dan mengurangkan masa mengesan rekod/maklumat serta dapat memberi maklumat dengan cepat dan tepat.
  • Dapat meningkatkan kecekapan dan imej di agensi masing-masing.
SIAPA PATUT HADIR
  • Eksekutif Pentadbiran
  • Penyelia
  • Pembantu Eksekutif
  • Setiausaha
  • Perkeranian dll
METODOLOGI
  • Ceramah
  • Perbincangan dalam kumpulan
  • Kerja kumpulan dan pembentangan
  • Soal-jawab
PADA PENGHUJUNG KURSUS INI, ANDA AKAN …
  • Meningkatkan kesedaran betapa pentingnya pengurusan dan penggunaan Sistem fail yang baik dan ekonomikal
  • Meningkatkan kemahiran dalam mentadbirkan rekod di agensi masing- masing
  • Meningkatkan pengetahuan asas mengenai pengurusan rekod secara teori dan praktikal bagi melaksanakan tanggungjawab rekod
  • Memahami tugas-tugas memproses rekod dari aspek penyusunan, penyimpanan, pemeliharaan, pengesanan serta pelupusan
 
HARI PERTAMA
9:00 PRAKTIS DAN AMALAN DALAM PENGURUSAN REKOD
  • Pengurusan rekod sebagai salah satu teknik dalam pengurusan
  • Istilah-istilah dan penggunaannya
  • Ciri-ciri rekod dan fail
  • Peringkat-peringkat dalam pengurusan rekod
  • Konsep dan kitaran hidup rekod
  • Faedah program pengurusan rekod / kegunaan rekod
  • Pengurusan Rekod Penting
  • Perbezaan rekod konvensyenal / rekod elektronik
10:45 SISTEM FAIL DAN PENGKLASAN PERKARA
  • Kaedah pengendalian surat-menyurat dan fail
  • Penentuan tajuk dan nombor / pengklasan yang standard
  • Kaedah Pengklasan, nombor, abjad+nombor dll
  • Faedah mengamalkan pengklasan yang standard
1:00 Makan Tengah Hari

2:00 PERLAKSANAAN SISTEM FAIL
  • Rekabentuk fail yang praktikal dan kualiti
  • Kaedah membuka fail baru
  • Kaedah menutup fail/panduan menutup fail
  • Penggunaan dan fungsi kertas minit / log sheet
  • Teknik memasukkan / memfailkan dokumen / lampiran dan penomborannya
  • Pentingnya indeks di dalam pengurusan rekod dan fail
  • Keadah menyediakan indeks
  • Pengesanan / pengawalan pergerakan rekod
  • Penyimpanan, perlebelan dan pengesanan
3:45 CIRI-CIRI DAN KAWALAN KESELAMATAN REKOD
  • Kesesuaian / lokasi tempat simpanan rekod
  • Pencegahan dari kebakaran
  • Kawalan suhu dan kelembapan
  • Kawalan dari makhluk perosak
  • Penggunaan peralatan yang sesuai
5:00 Tamat Kursus Hari Pertama
HARI KEDUA
9:00 PERATURAN/ARAHAN DALAM PENGURUSAN REKOD
  • Akta dan pekeliling-pekeliling yang berkaitan
  • Arahan-arahan umum
  • Kesedaran umum mengenai peraturan pengurusan rekod
10:45 PERINGKAT AKHIR PENGURUSAN REKOD/ PELUPUSAN REKOD TIDAK AKTIF (DISPOSAL OF INACTIVE RECORDS)
  • Aktiviti di peringkat akhir rekod
  • Nilai-nilai rekod untuk proses penilaian
  • Bagaimana menentukan kaedah pelupusan rekod
  • Aktiviti-aktiviti di peringkat pelupusan rekod / Penilaian
  • Penyediaan deskripsi/senarai Pelupusan Rekod/Jadual Pelupusan Rekod
  • Faedah selepas pelupusan rekod
  • Bagaimana mengarkibkan rekod tidak aktif dan yang bernilai kekal. (Archiving)
1:00 Makan Tengah Hari

2:00 SESI LATIHAN AMALI
  • Penyediaan Klasifikasi Perkara
  • Pembukaan fail /Penutupan fail
  • Penilaian / Appraisal rekod
  • Penyediaan deskripsi
  • Kerja kumpulan/individu /pembentangan hasil kerja & sesi lathan.
5:00 Kursus Tamat


 

LEARN FROM THE BEST

EN. S. ADIKALSAMY (EDDIE).
 
Seorang Jurulatih yang berpengalaman praktikal yang mendalam dalam bidng Pengurusan Rekod dan Fail (Rekod Konvensyenal).

Beliau telah bertugas di Arkib Negara Malaysia lebih daripada 25 tahun dimana sebahagian besar daripada tugasnya terlibat dalam pentadbiran pejabat dan juga  bidang pengurusan rekod  dan fail. Jawatan terakhirnya sebelum bersara adalah sebagai Pegawai Latihan di Cawangan Latihan Dan Pembangunan Kerjaya. Beliau telah terlibat secara langsung dalam mengendalikan kursus-kursus Pengurusan Rekod dan Sistem Fail kepada semua peringkat Pegawai dan Kakitangan Kerajaan dan swasta serta juga peserta-peserta  dari luar negeri. Pengkhususan beliau adalah dalam bidang sistem fail, pengkelasan perkara, pengindeksan . Disamping itu beliau juga menjalankan program-program lain diatas permintaan sesebuah agensi saperti Penyediaan Manual Prosedur Kerja/Fail Meja, Penulisan Surat Rasmi dan Memo,Pentadbiran Pejabat dan Pengendalian Mesyuarat, Pelupusan Rekod Tidak Aktif, Aplikasi dan Amalan 5S dalam Pengurusan Rekod dan Fail,Managing office Records and Files Effectively, Kecemerlangan kerjaya dan peningkatan prestasi pekerja pejabat dan kumpulan sokongan dll.

Diantara agensi-agensi dimana beliau terlibat secara langsung mengendalikan program kursus berkenaan ialah Jabatan Peguam Negara, Jabatan Pendidikan, Jabatan Galian, Polis DiRaja Malaysia, Jabatan Penerangan, Jabatan Pengangkutan Jalan, Syarikat Fiberail Sdn. Bhd. Syarikat KUB Textile  Sdn Bhd. Syarikat Leader Cable Sdn. Bhd. BP Chemical Sdn. Bhd. Lembaga Pelabuhan Johor, Universiti Putra Malaysia, Hicom-Honda Sdn. Bhd. Syarikat Sharp Roxy Sdn. Bhd. Universiti Multimedia, Syarikat Intdernational Paint Sdn. Bhd. Malaysia Airport Bhd. Lembaga Air Kuching, Majlis Perbandaran Sibu, Jana Letrik TNB Bank Simpanan Nasional, Universiti Pendidikan Sultan Idris, Westports Sdn Bhd, White Horse Ceramic, Toko Electronics Sdn Bhd, First Unitex Tyre Retreading Sdn Bhd, Syarikat Kannix Sdn.Bhd.Kem. Belia Dan Sukan Malaysia, Sarawak Hydro, Majlis Daerah Kapit, Syarikat e Idaman, Leadership Institute for Sarawak Civil Service (CMM) dan beberapa agensi lain.

Buat masa kini beliau menjadi Jurulatih bebas  (Freelance Trainer) bagi beberapa konsultansi yang mengendalikan program latihan bagi agensi-agensi swasta dan Kerajaan.

Beliau berkelulusan Diploma dalam bidang perhubungan awam),  serta memiliki Sijil dalam bidang Archives Studies  (United Kingdom). Beliau juga telah menghadiri pelbagai kursus tempatan  dalam bidang pengurusan dan pentadbiran serta program Training Metodologi. Beliau juga adalah Certified Trainer oleh PSMB/HRDF TTT/0641.

 

VENUE DETAILS

VISTANA HOTEL KUALA LUMPUR
9, Jalan Lumut,
Off Jalan Ipoh,
50400 Kuala Lumpur
- 50400
Phone :(603) 4042 8000

 

IPA TRAINING IS REGISTERED WITH

 

CONTACT US

Juliany, 
O - 03 2283 6109,
M - 019 3134436
juliany@ipa.com.my 

Michelle, 
O - 03 2283 6100, 
M - 019 363 7822
michelle@ipa.com.my 

For Customised In-House Training
Yvonne,
O - 03 2283 6101, 
M - 012 2011247,

F - 03 2283 6108
 
yvonne@ipa.com.my
 

ADDRESS 

A-28-5, 28th Floor, 
Menara UOA Bangsar, 
No.5, Jalan Bangsar Utama 1, 
59000 Kuala Lumpur
www.ipa.com.my