Memantapkan Pentadbiran Pejabat & Pengendalian Mesyuarat Yang Efektif

30-31 Jul, 2018, Kuala Lumpur

KANDUNGAN KURSUS
  • PENTADBIRAN PEJABAT
    - Organisasi / Pejabat
    - Perhubungan Di Pejabat
    - Perancangan Kerja Pembelian
    - Pengendalian Rekod Dan Fail Pejabat
  • PENGENDALIAN MESYUARAT
    - Takrifan Mesyuarat
    - Tujuan Dan Matlamat Mesyuarat / Persediaan Awal
    - Persediaan Oleh Setiausaha Untuk Mencatat Minit Mesyuarat
PENGENALAN

Kemahiran pengurusan pejabat amatlah penting bagi semua peringkat pekerja pejabat. Kerja-kerja pejabat merupakan aktiviti harian yang agak mencabar bagi semua anggota yang terlibat dengan kerja-kerja perkeranian dan lain-lain.

 

Setiap organisasi memang menetapkan matlamat yang perlu dipatuhi dan dicapai dengan sepenuhnya. Untuk tujuan ini, penglibatan semua peringkat anggota organisasi amatlah penting.

 

Kursus ini akan memberi tumpuan kepada aspek-aspek yang boleh membantu mencapai objektif organisasi seperti peranan penyelia, pekerja-pekerja kumpulan sokongan, konsep kerja sebagai pasukan, menguruskan perkhidmatan kaunter yang baik, pengurusan masa, susun atur pejabat, perlaksanaan tugas-tugas harian mengikut keutamaan, komunikasi di pejabat yang baik, menangani masalah emosi, konflik, meningkatkan kecerdasan, teknik mengendalikan dan menguruskan mesyuarat dan lain-lain. Ianya bukan sahaja memberi manfaat kepada organisasi, tetapi juga kepada setiap anggota pejabat sehingga mendapat kepuasan bekerja di pejabat.

SIAPA YANG PATUT HADIR
  • Penyelia
  • Setiausaha
  • Perkeranian
  • Kumpulan Sokongan
SETELAH MENGHADIRI KURSUS INI, ANDA AKAN DAPAT…
  1. Dapat meningkatkan fahaman peranan di pejabat.
  2. Menambahkan pengetahuan kaedah pengurusan pejabat.
  3. Dapat memberi perkhidmatan yang baik kepada pelanggan.
  4. Dapat mengurus dan mengendalikan semua alat komunikasi pejabat.
  5. Dapat menguruskan maklumat dan rekod pejabat dengan baik serta sistematik.
  6. Memahami semua persediaan awal sebelum mesyuarat.
  7. Dapat menguruskan mesyuarat dengan teratur dan sistematik.
  8. Dapat menjalankan mesyuarat dengan baik dan lancar tanpa apa-apa kelemahan.
  9. Dapat menyediakan minit mesyuarat secara konsisten dan lengkap.
METODOLOGI

Ceramah, Perbincangan, Latihan Amali Dan Kerja Berkumpulan / Individu

HARI PERTAMA
PENTADBIRAN PEJABAT
9:00 MODUL 1 : ORGANISASI / PEJABAT
  • Takrifan Pejabat dan Organisasi
  • Peranan dan fungsi pejabat
  • Elemen / perkara yang perlu di Pejabat
  • Peralatan pejabat, perabot, kabinet fail dan lain-lain
  • Carta organisasi, carta aliran kerja
  • Peraturan pejabat
  • Jadual tugas/JD
  • Tanggungjawab serta kebersihan pejabat
  • Pembangunan Insan
  • Kod pakaian
10.45 MODUL 2 : PERHUBUNGAN DI PEJABAT
  • Kerja secara berkumpulan
  • Kemahiran Berkomunikasi
  • Jenis-jenis komunikasi
  • Halangan komunikasi berkesan
  • Pengendalian alat komunikasi pejabat
  • Pengurusan kaunter / panggilan telefon keluar masuk
  • Teknik menjawab dan membuat panggilan telefon
  • Meningkatkan kualiti peribadi
  • Kaedah mengurus masa kerja
  • Menangani masalah emosi / tekanan (stress) di pejabat
  • Menangani konflik di pejabat
1:00 Makan Tengahari

2:00

MODUL 3 : PERANCANGAN KERJA PEMBELIAN

  • Pengurusan pembelian keperluan pejabat
  • Penyelenggaraan inventori / stok
  • Penggunaan borang pesanan, belian
  • Penerimaan barang, tanggungjawab penerimaan dan pengedaran
  • Barang keperluan pejabat
3:45 MODUL 4 : PENGENDALIAN REKOD DAN FAIL PEJABAT
  • Pengendalian dokumen / surat-menyurat pejabat
  • Kaedah menguruskan dokumen terima masuk
  • Kaedah menguruskan dokumen keluar
  • Penggunaan email pejabat
  • Konsep pengurusan rekod pejabat
  • Kegunaan dan fungsi rekod
5:00 Tamat Hari Pertama
HARI KEDUA
PENGENDALIAN MESYUARAT
9:00 MODUL 5 : TAKRIFAN MESYUARAT
  • Jenis-jenis mesyuarat
  • Mesyuarat berbentuk makluman
  • Perancangan kerja
10.45 MODUL 6 : TUJUAN DAN MATLAMAT MESYUARAT / PERSEDIAAN AWAL
  • Persediaan-persediaan bagi mengadakan mesyuarat
  • Sebelum mesyuarat bermula
  • Tempat mesyuarat
  • Keperluan-keperluan mesyuarat
  • Surat Jemputan / peringatan
  • Tindakan selepas mesyuarat
  • Tugas Pengerusi dan Setiausaha
1:00 Makan Tengahari

2:00

MODUL 7 : PERSEDIAAN OLEH SETIAUSAHA UNTUK MENCATAT MINIT MESYUARAT

  • Perkara-perkara yang harus dicatat seperti segala kehadiran, tajuk yang dibincangkan, perhubungan setiausaha / pencatat minit / Pengerusi / Ahli-ahli
3:45 MODUL 8 : SESI LATIHAN AMALI
  • Perbincangan dalam kumpulan / individu, pembentangan kerja kumpulan serta lakon layar (role play)
5:00 Kursus Tamat

 

LEARN FROM THE BEST

EN. S. ADIKALSAMY (EDDIE).

 

Seorang Jurulatih yang berpengalaman praktikal yang mendalam dalam bidng Pengurusan Rekod dan Fail (Rekod Konvensyenal).

 

Beliau telah bertugas di Arkib Negara Malaysia lebih daripada 25 tahun dimana sebahagian besar daripada tugasnya terlibat dalam pentadbiran pejabat dan juga bidang pengurusan rekod dan fail. Jawatan terakhirnya sebelum bersara adalah sebagai Pegawai Latihan di Cawangan Latihan Dan Pembangunan Kerjaya. Beliau telah terlibat secara langsung dalam mengendalikan kursus-kursus Pengurusan Rekod dan Sistem Fail kepada semua peringkat Pegawai dan Kakitangan Kerajaan dan swasta serta juga peserta-peserta dari luar negeri. Pengkhususan beliau adalah dalam bidang sistem fail, pengkelasan perkara, pengindeksan . Disamping itu beliau juga menjalankan program-program lain diatas permintaan sesebuah agensi saperti Penyediaan Manual Prosedur Kerja/Fail Meja, Penulisan Surat Rasmi dan Memo, Pentadbiran Pejabat dan Pengendalian Mesyuarat, Pelupusan Rekod Tidak Aktif, Aplikasi dan Amalan 5S dalam Pengurusan Rekod dan Fail,Managing office Records and Files Effectively, Kecemerlangan kerjaya dan peningkatan prestasi pekerja pejabat dan kumpulan sokongan dll.

 

Diantara agensi-agensi dimana beliau terlibat secara langsung mengendalikan program kursus berkenaan ialah Jabatan Peguam Negara, Jabatan Pendidikan, Jabatan Galian, Polis DiRaja Malaysia, Jabatan Penerangan, Jabatan Pengangkutan Jalan, Syarikat Fiberail Sdn. Bhd. Syarikat KUB Textile Sdn Bhd. Syarikat Leader Cable Sdn. Bhd. BP Chemical Sdn. Bhd. Lembaga Pelabuhan Johor, Universiti Putra Malaysia, Hicom-Honda Sdn. Bhd. Syarikat Sharp Roxy Sdn. Bhd. Universiti Multimedia, Syarikat Intdernational Paint Sdn. Bhd. Malaysia Airport Bhd. Lembaga Air Kuching, Majlis Perbandaran Sibu, Jana Letrik TNB Bank Simpanan Nasional, Universiti Pendidikan Sultan Idris, Westports Sdn Bhd, White Horse Ceramic, Toko Electronics Sdn Bhd, First Unitex Tyre Retreading Sdn Bhd, Syarikat Kannix Sdn.Bhd.Kem. Belia Dan Sukan Malaysia, Sarawak Hydro, Majlis Daerah Kapit, Syarikat e Idaman, Leadership Institute for Sarawak Civil Service (CMM) dan beberapa agensi lain.

 

Buat masa kini beliau menjadi Jurulatih bebas (Freelance Trainer) bagi beberapa konsultansi yang mengendalikan program latihan bagi agensi-agensi swasta dan Kerajaan.

 

Beliau berkelulusan Diploma dalam bidang perhubungan awam), serta memiliki Sijil dalam bidang Archives Studies (United Kingdom). Beliau juga telah menghadiri pelbagai kursus tempatan dalam bidang pengurusan dan pentadbiran serta program Training Metodologi. Beliau juga adalah Certified Trainer oleh PSMB/HRDF TTT/0641.

 

 

VENUE DETAILS

Vistana Kuala Lumpur
9 Jalan Lumut Off Jalan Ipoh
50400 Kuala Lumpur

Phone :03 4042 8000

 

IPA TRAINING IS REGISTERED WITH

 

CONTACT US

Juliany, 
O - 03 2283 6109,
M - 019 3134436
juliany@ipa.com.my 

Michelle, 
O - 03 2283 6100, 
M - 019 363 7822
michelle@ipa.com.my 

For Customised In-House Training
Yvonne,
O - 03 2283 6101, 
M - 012 2011247,

F - 03 2283 6108
 
yvonne@ipa.com.my
 

ADDRESS 

A-28-5, 28th Floor, 
Menara UOA Bangsar, 
No.5, Jalan Bangsar Utama 1, 
59000 Kuala Lumpur
www.ipa.com.my