Pengurusan Fail & Rekod Yang Efektif

12-13 Dec, 2018, Kuala Lumpur

KANDUNGAN KURSUS
  • Profesionalisma Dalam Pengurusan Dokumen Dan Fail
  • Operasi Fail
  • Ciri-Ciri Tempat Menyimpan Keselamatan Rekod Yang Baik
  • Peringkat Akhir Pengurusan Rekod
  • Pemisahan Rekod
  • Lawatan Ke Arkib Negara
PENDAHULUAN

Pengurusan fail dan rekod persatuan adalah penting dalam perekodan semua aktiviti pengurusan pejabat. Fail dan rekod akan memudahkan proses pengauditan aktiviti serta menjejak pergerakan transaksi pengurusan dokumen.

 

Surat dan dokumen lampiran yang diterima dan diwujudkan oleh organisasi dan jabatan dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang telah ditetapkan.

 

Penggunaan fail ini membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan. Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang praktikal berpandukan panduan yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara serta amalan 5S.


SETELAH MENGHADIRI KURSUS INI,
ANDA AKAN…
  1. Memahami elemen-elemen professionalisma dalam rekod dan fail
  2. Menggunakan pelbagai teknik yang betul dalam praktis dan amalan dalam pengurusan rekod
  3. Mempraktikkan prosedur yang betul bagi pengendalian surat-menyurat dan fail
  4. Melaksanakan kaedah yang betul untuk menyimpan keselamatan rekod yang baik
  5. Mengamalkan teknik yang betul untuk melupuskan fail
SIAPA YANG PATUT HADIR
Kursus ini sesuai untuk dihadiri oleh Eksekutif, Setiausaha, Pentadbir, Penolong Pentadbir, Pembantu Peribadi, Ketua Kerani yang sering terlibat di dalam pengurusan dokumen-dokumen rasmi dan pengendalian sistem fail.
METODOLOGI
Kursus ini memberi tumpuan di dalam latihan amali bagi memastikan para peserta dapat mengaplikasi ilmu yang dipelajari:
  1. Praktis dan amalan dalam pengurusan rekod
  2. Operasi fail
  3. Ciri-ciri tempat menyimpan keselamatan rekod yang baik
  4. Perundangan dalam pengurusan rekod
  5. Peringkat akhir pengurusan rekod / pelupusan rekod tidak aktif
  6. Pengurusan pejabat dan fail berkesan mengikut prinsip 5s
 
HARI PERTAMA
9:00 PROFESIONALISMA DALAM PENGURUSAN DOKUMEN DAN FAIL
  • Pengurusan rekod yang berkesan
  • Peringkat-peringkat dalam pengurusan rekod
  • Kaedah pengendalian surat-menyurat dan fail
10:45 OPERASI FAIL
  • Penentuan tajuk dan nombor / pengelasan
  • Kaedah Pengindeksan
  • Reka bentuk fail yang praktikal
1:00 Makan Tengah Hari

2:00 OPERASI FAIL (Sambungan)
  • Kaedah membuka fail baru
  • Penggunaan dan fungsi kertas minit
  • Menggunakan fail
3:45 CIRI-CIRI TEMPAT MENYIMPAN KESELAMATAN REKOD YANG BAIK
  • Kesesuaian / lokasi tempat simpanan rekod
  • Keperluan dan keselamatan rekod
  • Pencegahan dari kebakaran
5:00 Tamat Hari Pertama
HARI KEDUA
9:00 PERINGKAT AKHIR PENGURUSAN REKOD
  • Aktiviti di peringkat akhir rekod
  • Kaedah dan syarat menutup fail
  • Beberapa nilai rekod
10:45 PEMISAHAN REKOD
  • Teknik pemisahan
  • Kaedah pelupusan rekod
  • Bagaimana mengarkibkan rekod tidak aktif
1:00 Makan Tengah Hari

2:00 LATIHAN AMALI: LAWATAN KE ARKIB NEGARA
  • Tujuan mengarkib
  • Proses dalam arkib
  • Penerangan dan soal jawab
5:00 Kursus Tamat


 

LEARN FROM THE BEST

JUMARI BIN KOSRIN (MBA UTeM. BA Syariah UM).

 

En. Jumari telah memulakan karier dalam bidang latihan lebih dari 10 tahun. Beliau telah mengendalikan pelbagai jenis kursus yang melibatkan pelanggan korporat termasuklah IPT, pihak kerajaan dan swasta. Beliau juga berpengalaman mengendalikan kursus termasuklah bidang pengurusan dan motivasi samada dalam Bahasa Malaysia atau Bahasa Inggeris. Dengan menggunakan pelbagai pendekatan yang bersesuaian dalam pengendalian kursus, beliau mendapat penilaian yang tinggi dari para peserta dan akhirnya dapat diaplikasikan dalam persekitaran kerja yang sesuai.

 

Beliau juga berpengalaman dalam mengendalikan kursus-kursus pembinaan pasukan, motivasi, Train The Trainer, Professional Grooming, Protocol and Social Etiquette, Supervisory Skill, Communication Skills, Career & Motivation, Leadership and Supervisory Skill, Self Improvement, Positive Work Attitude, Pengurusan Fail dan Rekod.

 

Beliau memegang ijazah sarjana muda dari Universiti Malaya, dalam bidang pentadbiran dan perundangan Syariah serta telah menamatkan pengajian dalam Master of Business Administration (MBA) dari Universiti Teknikal Malaysia Melaka. Ini menjadikan beliau sangat berkeyakinan dalam mengendalikan pelbagai jenis kursus.

 

Pengalaman kerja beliau di dalam sektor kerajaan dan swasta sebelum menjadi jurulatih sepenuh masa, menjadikan beliau mempunyai nilai tambahan dalam pengendalian pelbagai jenis kursus. Beliau juga turut berkemampuan dalam mengendalikan soft skill training seperti kursus penulisan surat dan dokumen rasmi berkualiti dalam Bahasa Malaysia.

 

Kemahiran dan kebolehan dalam mengendalikan kursus menjadikan beliau menjadi jurulatih pilihan kepada organisasi seperti Pusat Serenti, Pasukan Bomba dan Penyelamat, IKSEP, National Semi Conductor Melaka, Pejabat Belia dan Sukan, Institusi Pengajian Tinggi, STRIDE, MINDEF, JKR, PETRONAS dan NGO termasuklah dari Negara Brunei Darussalam.

 

VENUE DETAILS

Furama Hotel Kuala Lumpur
136, Jalan Changkat Thambi Dollah
55100 Kuala Lumpur

Phone :03-2788 8888

 

IPA TRAINING IS REGISTERED WITH

 

CONTACT US

Juliany, 
O - 03 2283 6109,
M - 019 3134436
juliany@ipa.com.my 

Michelle, 
O - 03 2283 6100, 
M - 019 363 7822
michelle@ipa.com.my 

For Customised In-House Training
Yvonne,
O - 03 2283 6101, 
M - 012 2011247,

F - 03 2283 6108
 
yvonne@ipa.com.my
 

ADDRESS 

A-28-5, 28th Floor, 
Menara UOA Bangsar, 
No.5, Jalan Bangsar Utama 1, 
59000 Kuala Lumpur
www.ipa.com.my