Apakah Selepas 5S? 6S! Dalam Mengendalikan Rekod & Fail Pejabat

27-28 Feb, 2018, Kuala Lumpur

PENGENALAN

  • • 6S adalah lima perkataan Jepun ia-itu Seiri (Sisih/Sort), Seiton (Susun /Systemize), Seiso (Sapu/Shine), Seiketsu (Seragam/ Standardize), Shitsuke (Sentiasa Amal/Self discipline/ Sustain), Seijitsu (Sikap jujur/Sincerity)
  • Konsep 6S ini amatlah sesuai diamalkan dan ianya merupakan satu keperluan dan amalan asas bagi meningkatkan produktiviti.
KANDUNGAN KURSUS
  • Konsep Dan Praktis Dalam Pengurusan Rekod
  • Seiri (Sisih)
  • Seiton (Susun)
  • Seiso (Sapu)
  • Seiketsu (Seragam)
  • Shitsuke (Sentiasa Amal)
  • Seijetsu (Sikap Jujur/Sincerety)
  • Sesi Latihan Amali
OBJEKTIF & FAEDAH MENGAMALKAN KONSEP 6S DALAM PENGURUSAN REKOD DAN FAIL

Hasil daripada pengamalan 6S dapat mencapai:

  • Pemahaman dan kaedah-kaedah bagaimana dapat meningkatkan produktiviti, kualiti perkhidmatan, penjimatan kos, ruang, peralatan, masa, meningkatkan kecekapan, mewujudkan suasana yang selesa / bersih di tempat kerja, keikhlasan, kualiti dan meningkatkan imej agensi.
  • Dalam bidang pengurusan rekod, perlaksanaan 6S ini akan memberi kesan yang efektif dan juga akan membawa banyak perubahan kepada agensi dan juga memberi keselesaan bekerja kepada semua warga kerja.
  • Tempat simpanan rekod/fail dikemas, bersih serta dapat melupuskan mana- mana rekod yang tidak bernilai kekal.
  • Dapat mengenalpasti rekod-rekod bernilai kekal dan diuruskan mengikut prosedur.
  • Apabila semua aspek 6S diamalkan dalam bidang pengurusan rekod, semua maklumat / dokumen agensi akan dapat diuruskan dengan lebih teratur dan sistematik.
METODOLOGI
  • Ceramah
  • Perbincangan Kumpulan
  • Kajian Kes
  • Latihan Amali
  • Tugasan Peserta
SIAPA PATUT HADIR
  • Penyelia
  • Eksekutif
  • Pegawai
  • Semua Kakitangan yang bertanggungjawab dalam bidang ini
HARI PERTAMA
9:00 MODUL 1 | Konsep Dan Praktis Dalam Pengurusan Rekod
  • Pengurusan Rekod satu kaedah / teknik dalam pengurusan rekod dan fail.
  • Ciri-ciri dalam pengurusan rekod
  • Peringkat-peringkat dalam pengurusan rekod.
  • Faedah mengamalkan pengurusan rekod yang baik.
  • Fungsi dan kegunaan rekod
  • Pengurusan rekod penting
  • Aplikasi dan perlaksanaan 6S dalam pengurusan rekod dan fail
10.45 MODUL 2 | Seiri (Sisih)
  • Dapat mengasingkan semua rekod yang tidak aktif
  • Melupuskan semua rekod yang tidak aktif dan tidak mempunyai nilai kekal dan maklumat penting
  • Mengenalpasti rekod bernilai kekal dan mengambil tindakan sewajarnya mengikut peraturan-peraturan yang sedia ada
1:00 Waktu Makan Tengahari

2.00 MODUL 3 | Seiton (Susun)
  • Semua rekod dan fail disusun mengikut abjad, nombor
  • Dapat menyusun rekod mengikut siri-siri
  • Penggunaan label-label yang sesuai / tagging
  • Penggunaan warna (colour coding)
  • Dapat meningkatkan kualiti sistem fail
  • Latihan Amali
5:00

Tamat Hari Pertama

HARI KEDUA
9:00 MODUL 4 | Seiso (Sapu)
  • Ruang/bilik rekod dapat dikemaskan
  • Kaedah pengamalan persekitaran yang bersih di tempat penyimpanan rekod
  • Dapat mewujudkan suasana yang baik, bersih dan selesa
10.45 MODUL 5 | Seiketsu (Seragam)
  • Semua aktiviti / amalan dalam pengurusan rekod dapat diseragamkan
  • Aktiviti-aktiviti penyediaan pengklasan /klasifikasi, penomboran di fail-fail, penyimpanan secara fizikal, pengeluaran, pengedaran, perlebelan dapat diselaraskan
1:00 Waktu Makan Tengahari

2.00 MODUL 6 | Shitsuke (Sentiasa Amal)
  • Sentiasa berdisiplin dalam menguruskan rekod dan fail agensi
  • Mematuhi semua peraturan dan prosedur berkaitan
  • Latihan Amali
  MODUL 7 | Seijetsu (Sikap Jujur/ Sincerity)
  • Setiap anggota yang menguruskan rekod seharusnya mempunyai sikap jujur dan ikhlas.
  • Menguruskan rekod lebih berhati- hati dan serius supaya dapat mengelakkan kebocoran maklumat agensi.
  MODUL 8 | Sesi Latihan Amali
  • Menjalankan latihan amali secara individu dan kumpulan
  • Pembentangan hasil perbincangan dan diskusi kumpulan
5:00

Tamat Kursus

 

LEARN FROM THE BEST

EN. S.ADIKALSAMY (EDDIE)

Seorang Jurulatih yang berpengalaman praktikal yang mendalam dalam bidng Pengurusan Rekod dan Fail (Rekod Konvensyenal).

Beliau telah bertugas di Arkib Negara Malaysia lebih daripada 25 tahun dimana sebahagian besar daripada tugasnya terlibat dalam pentadbiran pejabat dan juga  bidang pengurusan rekod  dan fail. Jawatan terakhirnya sebelum bersara adalah sebagai Pegawai Latihan di Cawangan Latihan Dan Pembangunan Kerjaya. Beliau telah terlibat secara langsung dalam mengendalikan kursus-kursus Pengurusan Rekod dan Sistem Fail kepada semua peringkat Pegawai dan Kakitangan Kerajaan dan swasta serta juga peserta-peserta  dari luar negeri. Pengkhususan beliau adalah dalam bidang sistem fail, pengkelasan perkara, pengindeksan . Disamping itu beliau juga menjalankan program-program lain diatas permintaan sesebuah agensi saperti Penyediaan Manual Prosedur Kerja/Fail Meja, Penulisan Surat Rasmi dan Memo,Pentadbiran Pejabat dan Pengendalian Mesyuarat, Pelupusan Rekod Tidak Aktif, Aplikasi dan Amalan 5S dalam Pengurusan Rekod dan Fail,Managing office Records and Files Effectively.

Diantara agensi-agensi dimana beliau terlibat secara langsung mengendalikan program kursus berkenaan ialah Jabatan Peguam Negara, Jabatan Pendidikan, Jabatan Galian, Polis DiRaja Malaysia, Jabatan Penerangan, Jabatan Pengangkutan Jalan, Syarikat Fiberail Sdn. Bhd. Syarikat KUB Textile  Sdn Bhd. Syarikat Leader Cable Sdn. Bhd. BP Chemical Sdn. Bhd. Lembaga Pelabuhan Johor, Universiti Putra Malaysia, Hicom-Honda Sdn. Bhd. Syarikat Sharp Roxy Sdn. Bhd. Universiti Multimedia, Syarikat Intdernational Paint Sdn. Bhd. Malaysia Airport Bhd. Lembaga Air Kuching, Majlis Perbandaran Sibu , Jana Letrik TNB Bank Simpanan Nasional, Universiti Pendidikan Sultan Idris, Westports Sdn Bhd,White Horse Ceramic, Toko Electronics Sdn Bhd, First Unitex Tyre Retreading Sdn Bhd, Syarikat Kannix Sdn.Bhd. dan beberapa agensi lagi.

Buat masa kini beliau menjadi Jurulatih bebas  (Freelance Trainer) bagi beberapa konsultan yang mengendalikan program latihan bagi agensi-agensi swasta dan Kerajaan.

Beliau berkelulusan Diploma dalam bidang perhubungan awam),  serta memiliki Sijil dalam bidang Archives Studies  (United Kingdom). Beliau juga telah menghadiri pelbagai kursus tempatan  dalam bidang pengurusan dan pentadbiran serta program Training Metodologi. Beliau juga adalah Certified Trainer oleh PSMB/HRDF TTT/0641.

 

 

VENUE DETAILS

Furama Hotel Kuala Lumpur
136, Jalan Changkat Thambi Dollah
55100 Kuala Lumpur
- 55100
Phone :(603) 2788 8888

 

IPA TRAINING IS REGISTERED WITH

 

CONTACT US

Juliany, 
O - 03 2283 6109,
M - 019 3134436
juliany@ipa.com.my 

Michelle, 
O - 03 2283 6100, 
M - 019 363 7822
michelle@ipa.com.my 

For Customised In-House Training
Yvonne,
O - 03 2283 6101, 
M - 012 2011247,

F - 03 2283 6108
 
yvonne@ipa.com.my
 

ADDRESS 

A-28-5, 28th Floor, 
Menara UOA Bangsar, 
No.5, Jalan Bangsar Utama 1, 
59000 Kuala Lumpur
www.ipa.com.my