Teknik Pengurusan Rekod & Fail Pejabat Yang Efektif

13-14 Mar, 2019, Kuala Lumpur

IPA Training is Registered with

Learn from the Best

Venue Details

Tamu Hotel & Suites
120 Jalan Raja Abdullah, Kampong Bharu, 50300 Kuala Lumpur - 50300 Phone :(603) 2603 1999

Click For Hotel Location

Contact us

Juliany,
O - 03 2283 6109 | M - 019 3134436
juliany@ipa.com.my

Michelle,
O - 03 2283 6100 |  M - 019 363 7822
michelle@ipa.com.my 

FOR CUSTOMISED IN-HOUSE TRAINING
Yvonne,
O - 03 2283 6101 | M - 012 2011247
F - 03 2283 6108 
yvonne@ipa.com.my

ADDRESS 
A-28-5, 28th Floor, Menara UOA Bangsar, 
No.5, Jalan Bangsar Utama 1, 
59000 Kuala Lumpur
www.ipa.com.my

KANDUNGAN KURSUS
  • Praktis Dan Amalan Dalam Pengurusan Rekod
  • Sistem Fail Dan Pengklasan Perkara
  • Perlaksanaan Sistem Fail
  • Ciri-Ciri Dan Kawalan Keselamatan Rekod
  • Peraturan/Arahan Dalam Pengurusan Rekod
  • Peringkat Akhir Pengurusan Rekod/Pelupusan Rekod Tidak Aktif (Disposal Of Inactive Records)
  • Sesi Latihan Amali
OBJEKTIF KURSUS

Selepas menghadiri kursus, peserta dapat mendalami tentang pengurusan rekod dan fail di pejabat.

  • Dapat mempertingkatkan kesedaran tentang pentingnya amalan pengurusan rekod yang baik di pejabat masing-masing.
  • Dapat mempertingkatkan kemahiran dalam mengendalikan rekod di agensi masing-masing.
  • Dapat mempertingkatkan kefahaman dalam pengurusan rekod secara teori dan praktikal yang akan membolehkan perlaksanaan dan tanggungjawab terhadap rekod di agensi masing-masing.
  • Dapat meningkatkan lagi kemahiran memproses rekod-rekod khususnya dalam mengendalikan rekod-rekod di peringkat penyusunan, penyimpanan, penjagaan dan pelupusan rekod.
  • Dapat memperbaiki dan mengurangkan masa mengesan rekod/maklumat serta dapat memberi maklumat dengan cepat dan tepat.
  • Dapat meningkatkan kecekapan dan imej di agensi masing-masing.
SIAPA PATUT HADIR
  • Eksekutif Pentadbiran
  • Penyelia
  • Pembantu Eksekutif
  • Setiausaha
  • Perkeranian dll
METODOLOGI
  • Ceramah
  • Perbincangan dalam kumpulan
  • Kerja kumpulan dan pembentangan
  • Soal-jawab
PADA PENGHUJUNG KURSUS INI, ANDA AKAN …
  • Meningkatkan kesedaran betapa pentingnya pengurusan dan penggunaan Sistem fail yang baik dan ekonomikal
  • Meningkatkan kemahiran dalam mentadbirkan rekod di agensi masing- masing
  • Meningkatkan pengetahuan asas mengenai pengurusan rekod secara teori dan praktikal bagi melaksanakan tanggungjawab rekod
  • Memahami tugas-tugas memproses rekod dari aspek penyusunan, penyimpanan, pemeliharaan, pengesanan serta pelupusan
 
HARI PERTAMA
9:00 PRAKTIS DAN AMALAN DALAM PENGURUSAN REKOD
  • Pengurusan rekod sebagai salah satu teknik dalam pengurusan
  • Istilah-istilah dan penggunaannya
  • Ciri-ciri rekod dan fail
  • Peringkat-peringkat dalam pengurusan rekod
  • Konsep dan kitaran hidup rekod
  • Faedah program pengurusan rekod / kegunaan rekod
  • Pengurusan Rekod Penting
  • Perbezaan rekod konvensyenal / rekod elektronik
10:45 SISTEM FAIL DAN PENGKLASAN PERKARA
  • Kaedah pengendalian surat-menyurat dan fail
  • Penentuan tajuk dan nombor / pengklasan yang standard
  • Kaedah Pengklasan, nombor, abjad+nombor dll
  • Faedah mengamalkan pengklasan yang standard
1:00 Makan Tengah Hari

2:00 PERLAKSANAAN SISTEM FAIL
  • Rekabentuk fail yang praktikal dan kualiti
  • Kaedah membuka fail baru
  • Kaedah menutup fail/panduan menutup fail
  • Penggunaan dan fungsi kertas minit / log sheet
  • Teknik memasukkan / memfailkan dokumen / lampiran dan penomborannya
  • Pentingnya indeks di dalam pengurusan rekod dan fail
  • Keadah menyediakan indeks
  • Pengesanan / pengawalan pergerakan rekod
  • Penyimpanan, perlebelan dan pengesanan
3:45 CIRI-CIRI DAN KAWALAN KESELAMATAN REKOD
  • Kesesuaian / lokasi tempat simpanan rekod
  • Pencegahan dari kebakaran
  • Kawalan suhu dan kelembapan
  • Kawalan dari makhluk perosak
  • Penggunaan peralatan yang sesuai
5:00 Tamat Kursus Hari Pertama
HARI KEDUA
9:00 PERATURAN/ARAHAN DALAM PENGURUSAN REKOD
  • Akta dan pekeliling-pekeliling yang berkaitan
  • Arahan-arahan umum
  • Kesedaran umum mengenai peraturan pengurusan rekod
10:45 PERINGKAT AKHIR PENGURUSAN REKOD/ PELUPUSAN REKOD TIDAK AKTIF (DISPOSAL OF INACTIVE RECORDS)
  • Aktiviti di peringkat akhir rekod
  • Nilai-nilai rekod untuk proses penilaian
  • Bagaimana menentukan kaedah pelupusan rekod
  • Aktiviti-aktiviti di peringkat pelupusan rekod / Penilaian
  • Penyediaan deskripsi/senarai Pelupusan Rekod/Jadual Pelupusan Rekod
  • Faedah selepas pelupusan rekod
  • Bagaimana mengarkibkan rekod tidak aktif dan yang bernilai kekal. (Archiving)
1:00 Makan Tengah Hari

2:00 SESI LATIHAN AMALI
  • Penyediaan Klasifikasi Perkara
  • Pembukaan fail /Penutupan fail
  • Penilaian / Appraisal rekod
  • Penyediaan deskripsi
  • Kerja kumpulan/individu /pembentangan hasil kerja & sesi lathan.
5:00 Kursus Tamat