| KANDUNGAN KURSUS |
- Praktis Dan Amalan Dalam Pengurusan Rekod
- Sistem Fail Dan Pengklasan Perkara
- Perlaksanaan Sistem Fail
- Ciri-Ciri Dan Kawalan Keselamatan Rekod
- Peraturan/Arahan Dalam Pengurusan Rekod
- Peringkat Akhir Pengurusan Rekod/Pelupusan Rekod Tidak Aktif (Disposal Of Inactive Records)
- Sesi Latihan Amali
|
| OBJEKTIF KURSUS |
|
Selepas menghadiri kursus, peserta dapat mendalami tentang pengurusan rekod dan fail di pejabat.
- Dapat mempertingkatkan kesedaran tentang pentingnya amalan pengurusan rekod yang baik di pejabat masing-masing.
- Dapat mempertingkatkan kemahiran dalam mengendalikan rekod di agensi masing-masing.
- Dapat mempertingkatkan kefahaman dalam pengurusan rekod secara teori dan praktikal yang akan membolehkan perlaksanaan dan tanggungjawab terhadap rekod di agensi masing-masing.
- Dapat meningkatkan lagi kemahiran memproses rekod-rekod khususnya dalam mengendalikan rekod-rekod di peringkat penyusunan, penyimpanan, penjagaan dan pelupusan rekod.
- Dapat memperbaiki dan mengurangkan masa mengesan rekod/maklumat serta dapat memberi maklumat dengan cepat dan tepat.
- Dapat meningkatkan kecekapan dan imej di agensi masing-masing.
|
| SIAPA PATUT HADIR |
- Eksekutif Pentadbiran
- Penyelia
- Pembantu Eksekutif
- Setiausaha
- Perkeranian dll
|
| METODOLOGI |
- Ceramah
- Perbincangan dalam kumpulan
- Kerja kumpulan dan pembentangan
- Soal-jawab
|
| PADA PENGHUJUNG KURSUS INI, ANDA AKAN … |
- Meningkatkan kesedaran betapa pentingnya pengurusan dan penggunaan Sistem fail yang baik dan ekonomikal
- Meningkatkan kemahiran dalam mentadbirkan rekod di agensi masing- masing
- Meningkatkan pengetahuan asas mengenai pengurusan rekod secara teori dan praktikal bagi melaksanakan tanggungjawab rekod
- Memahami tugas-tugas memproses rekod dari aspek penyusunan, penyimpanan, pemeliharaan, pengesanan serta pelupusan
| |
|
| HARI PERTAMA |
| 9:00 |
PRAKTIS DAN AMALAN DALAM PENGURUSAN REKOD | |
- Pengurusan rekod sebagai salah satu teknik dalam pengurusan
- Istilah-istilah dan penggunaannya
- Ciri-ciri rekod dan fail
- Peringkat-peringkat dalam pengurusan rekod
- Konsep dan kitaran hidup rekod
- Faedah program pengurusan rekod / kegunaan rekod
- Pengurusan Rekod Penting
- Perbezaan rekod konvensyenal / rekod elektronik
|
| 10:45 |
SISTEM FAIL DAN PENGKLASAN PERKARA | |
- Kaedah pengendalian surat-menyurat dan fail
- Penentuan tajuk dan nombor / pengklasan yang standard
- Kaedah Pengklasan, nombor, abjad+nombor dll
- Faedah mengamalkan pengklasan yang standard
|
| 2:00 |
PERLAKSANAAN SISTEM FAIL | |
- Rekabentuk fail yang praktikal dan kualiti
- Kaedah membuka fail baru
- Kaedah menutup fail/panduan menutup fail
- Penggunaan dan fungsi kertas minit / log sheet
- Teknik memasukkan / memfailkan dokumen / lampiran dan penomborannya
- Pentingnya indeks di dalam pengurusan rekod dan fail
- Keadah menyediakan indeks
- Pengesanan / pengawalan pergerakan rekod
- Penyimpanan, perlebelan dan pengesanan
|
| 3:45 |
CIRI-CIRI DAN KAWALAN KESELAMATAN REKOD | |
- Kesesuaian / lokasi tempat simpanan rekod
- Pencegahan dari kebakaran
- Kawalan suhu dan kelembapan
- Kawalan dari makhluk perosak
- Penggunaan peralatan yang sesuai
|
| 5:00 |
Tamat Kursus Hari Pertama | | |
| HARI KEDUA |
| 9:00 |
PERATURAN/ARAHAN DALAM PENGURUSAN REKOD | |
- Akta dan pekeliling-pekeliling yang berkaitan
- Arahan-arahan umum
- Kesedaran umum mengenai peraturan pengurusan rekod
|
| 10:45 |
PERINGKAT AKHIR PENGURUSAN REKOD/ PELUPUSAN REKOD TIDAK AKTIF (DISPOSAL OF INACTIVE RECORDS) | |
- Aktiviti di peringkat akhir rekod
- Nilai-nilai rekod untuk proses penilaian
- Bagaimana menentukan kaedah pelupusan rekod
- Aktiviti-aktiviti di peringkat pelupusan rekod / Penilaian
- Penyediaan deskripsi/senarai Pelupusan Rekod/Jadual Pelupusan Rekod
- Faedah selepas pelupusan rekod
- Bagaimana mengarkibkan rekod tidak aktif dan yang bernilai kekal. (Archiving)
|
|
|
- Penyediaan Klasifikasi Perkara
- Pembukaan fail /Penutupan fail
- Penilaian / Appraisal rekod
- Penyediaan deskripsi
- Kerja kumpulan/individu /pembentangan hasil kerja & sesi lathan.
|
| |
