Pengurusan Rekod & Fail Berdasarkan ISO 15489 (MS2223)

24-25 Apr, 2024, Melia Kuala Lumpur

IPA Training is Registered with

Learn from the Best

RAVI KANA

 

Ravi merupakan seorang jurulatih dan konsultan yang berpengalaman selama 33 tahun dalam bidang Pengurusan Rekod dan Fail. Beliau bertugas sebagai Konsultan Pengurusan Rekod dan memberikan perkhidmatan dalam semua halehwal Pengurusan Rekod dan Fail termasuk:

 

• Pengimplementasian Sistem Fail dan Rekod Konvensional

• Mencadangkan barangan/produk yang terbaik dan sesuai untuk penyelenggaraan dan pemeliharaan fail

• Mereka bentuk pusat rekod dalaman dengan semua kemudahan

• Perkhidmatan mengurus dan memelihara rekod jabatan kerajaan dipusat rekod swasta

• Mewujudkan sistem aplikasi Rekod Elektronik

• Membekal sistem aplikasi barkod

• Mereka bentuk rak mekanikal mobile

• Perkhidmatan pengimbasan rekod keformat digital dan sebagainya.

 

Beliau telahpun menolong lebih daripada 1,000 agensi kerajaan dan syarikat swasta menambah baiki Pengurusan Rekod dan Fail mereka untuk keberkesanan dan kecekapan yang lebih produktif.

 

Beliau juga membentangkan kertas kerja di Konyensyen Pengurusan Rekod di PICC pada 5 & 6 November 2007, yang dianjurkan oleh ARKIB NEGARA MALAYSIA untuk lebih kurang 1,000 kakitangan dari pelbagai jabatan kerajaan Malaysia.

 

Beliau berkelulusan “honors graduate” didalam Pengurusan Hotel daripada Toulouse, France dan sedang menjalani kursus “Certified Records Manager (CRM)” daripada USA. CRM adalah merupakan Sijil Profesional yang bertaraf antarabangsa.

 

Beliau juga mempunyai pengalaman kerja dan pengurusan dalam semua aspek sebuah organisasi daripada pemasaran, pengurusan strategik, pentadbiran, Pembelian dan Pengurusan Inventori dan Kewangan. Ini menolong beliau memahami semua aspek sebuah organisasi dan kaitan antara satu sama lain.

 

Diantara agensi-agensi dimana beliau terlibat secara langsung mengendalikan program kursus berkenaan dan mengimplementasi Pengurusan Rekod ialah:

 

O Jabatan Peguam Negara

O MAMPU

O Kementerian Pelajaran Malaysia

O Jabatan Perkhidmatan Awam, BKP & Pasca O Hospital Klang

O Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran O Polis DiRaja Malaysia

O Jabatan Penerangan O Jabatan Agama Islam Selangor

O Jabatan Kerjaraya Selangor & WP

O Jabatan Ukur dan Pemetaan Pulau Pinang

O Jabatan Hartanah

O SUK Selangor

O Kementerian Kewangan

O Dewan Bahasa & Pustaka

O Kementerian Tanah dan semua pejabat tanah dan daerah di Malaysia,

O Kementerian Dalam Negeri

O Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan

O Malaysia France Institute

O UTM

O Rentokil Initial

O Tenaga Nasional Bhd

O Telekom Malaysia Bhd

O Ericsson

O Island & Peninsula

O Majlis Bandaraya Melaka Bersejarah

O Malaysia Airport Bhd

O CREAM

O Amanah Raya Berhad

O Agensi Antidadah

O MINDEF

O Majlis Perbandaran Temerloh

O EPIC Berhad

Venue Details

Melia Kuala Lumpur
16 Jalan Imbi,
Phone : 0 3 2785 2828

https://www.melia.com/en/hotels /malaysia/kuala-lumpur/melia-kuala-lumpur

Contact us

Juliany,
03 2283 6109
juliany@ipa.com.my

Phoebe,
03 2283 6100
phoebe@ipa.com.my 

FOR CUSTOMISED IN-HOUSE TRAINING
Jane,
03 2283 6101
Jane@ipa.com.my

ADDRESS 
A-28-5, 28th Floor, Menara UOA Bangsar, 
No.5, Jalan Bangsar Utama 1, 
59000 Kuala Lumpur
www.ipa.com.my

KANDUNGAN KURSUS
  • PRAKTIS DAN AMALAN DALAM PENGURUSAN REKOD
  • KAEDAH MENGIDEKS REKOD & PROSES MENAMAKAN DOKUMEN ELEKTRONIK
  • PROSES PENGINDEKSAN REKOD ELEKTRONIK
  • PENGELASAN REKOD & FAIL
  • PROSES MENGURUS SURAT, PEMBUKAAN FAIL, PENUTUPAN FAIL
  • CIRI-CIRI DAN KESELAMATAN TEMPAT MENYIMPAN REKOD YANG BAIK
  • PERUNDANGAN DALAM PENGURUSAN REKOD
  • PELUPUSAN REKOD
PENGENALAN
ISO 15489 menetapkan konsep dan prinsip asas untuk pengwujudan, penawanan dan pengurusan rekod. Piawaian ini digunakan untuk rekod dalam sebarang format, struktur atau persekitaran teknologi, tanpa mengira masa.
SELEPAS MENGHADIRI KURSUS INI, ANDA AKAN DAPAT MENDALAMI FAHAMAN PENGURUSAN REKOD DAN FAIL BERDASARKAN PIAWAIAN 1SO 15489:
  • Dapat mempertingkatkan kesedaran tentang pentingnya amalan pengurusan rekod yang baik.
  • Dapat mempertingkatkan kemahiran dalam mengendalikan rekod agensi masing-masing.
  • Dapat mempertingkatkan fahaman mendalam pengurusan rekod secara teori
    dan praktikal yang akan membolehkan perlaksanaan dan tanggungjawab terhadap
    rekod di agensi masing-masing.
  • Dapat memperbaiki lagi kemahiran memproses rekod-rekod khususnya dalam
    mengendalikan rekod-rekod di peringkat penyusunan, penyimpanan, penjagaan
    dan pelupusan rekod.
  • Dapat memperbaiki dan mengurangkan masa mengesan rekod/maklumat, dapat
    memberi maklumat dengan cepat dan tepat.
  • Dapat meningkatkan kecekapan dan imej agensi masing-masing.
  • Dapat memenuhi keperluan Audit dan perundangan yang sedia ada.
SIAPA YANG PATUT HADIR
Kakitangan yang terlibat dalam Pengurusan Rekod, Document Controller, Auditor,
Pegawai dan Kerani Fail, Pegawai Kualiti, Eksekutif ripada lain-lain pangkat dan jawatan.
METODOLOGI
  • Ceramah
  • Latihan
  • Soal jawab
  • Diskusi dan persembahan
  • Video
HARI PERTAMA
9:00

PRAKTIS DAN AMALAN DALAM PENGURUSAN REKOD

  • Pengurusan rekod sebagai salah satu teknik dalam pengurusan
  • Istilah-istilah dan pengunaannya
  • Perbezaan antara Dokumen & Rekod.
  • Ciri - Ciri Rekod
  • Peringkat-peringkat dalam pengurusan rekod
  • Konsep kitaran hidup rekod
  • Komponen Critikal dalam Pengurusan Rekod yang baik
  • Pelupusan Fail dan kelebihannya.
  • Faedah program pengurusan rekod
  • Pengawalan Rekod dari Bencana
  • Pengurusan rekod secara elektronik
10.45

KAEDAH MENGIDEKS REKOD & PROSES MENAMAKAN DOKUMEN ELEKTRONIK

  • Apa Proses Indeks
  • Kaedah Menenetukan Kata Kunci
  • Latihan Memberikan Nama kepada Rekod
  • Kaedah menyediakan Indeks
  • Latihan meneyediakan Indeks
  • Tatacara Menyusun Fail dan Menyusun Kabinet
  • Jenis – Jenis Kulit Fail
  • 5S dalam Penyelenggaraan Rekod/Fail Fizikal
1:00 Makan Tengahari
2:00

PROSES PENGINDEKSAN REKOD ELEKTRONIK

  • 9 Peraturan Penamaan Rekod Elektronik
  • Latihan menamakan semula Rekod Elektronik
  • Latihan menentukan Kata Kunci dan menamakan semula Rekod Elektronik
3:45

PENGELASAN REKOD & FAIL

  • Matlamat Sistem Fail
  • 6 Aktiviti untuk menyediakan Pengelasan
  • Memahami Konsep Fungsi-Aktiviti- Transaksi
  • Mempelajari Sistem Pengekodan untuk Sistem Fail
  • Latihan Menyediakan Pengelasan
  • Latihan Menyediakan Pengelasan di dalam Komputer
  • Latihan memfailkan rekod elektronik ke dalam Pengkelasan Komputer.
5:00 Tamat Hari Pertama
HARI KEDUA
9:00

PROSES MENGURUS SURAT, PEMBUKAAN FAIL, PENUTUPAN FAIL

  • Kaedah pengendalian surat-menyurat dan fail
  • Proses pengimejan bagi surat- menyurat dengan penggunaan Cloud.
  • Pengesanan semula untuk rekod- rekod guna sama
  • Pengurusan Emel
  • Kaedah membuka fail baru
  • Kaedah menutup fail/syarat menutup fail
  • Pemindahan Fail tutup/tidak aktif ke bilik rekod tidak aktif.
  • Penggunaan dan fungsi kertas minit/ Kertas Separator
  • Pengesanan / pengawalan pergerakan rekod

10.45

CIRI-CIRI DAN KESELAMATAN TEMPAT MENYIMPAN REKOD YANG BAIK

  • Kesesuaian / lokasi tempat simpanan rekod
  • Keperluan keselamatan rekod dan Pengurusan Risiko
  • Pencegahan dari kebakaran
  • Kawalan suhu dan kelembapan
  • Kawalan dari mahluk perosak
  • Penggunaan peralatan yang sesuai
1:00 Makan Tengahari
2:00

PERUNDANGAN DALAM PENGURUSAN REKOD

  • Akta dan pekeliling-pekeliling yang berkaitan
  • Arahan-arahan umum
  • Kesedaran umum mengenai peraturan pengurusan rekod
  • Apa peranan anda
3:45

PELUPUSAN REKOD

  • Aktiviti diperingkat akhir rekod
  • Faedah & Objektif Pelupusan Rekod
  • Penilaian rekod dan Penentuan Tempoh Simpanan Rekod
  • Kaedah pelupusan rekod
  • Aktiviti-aktiviti di peringkat pelupusan rekod
  • Menyediakan Pusat Rekod untuk Fail tidak Aktif
  • Bagaimana mengarkibkan rekod tidak aktif (Archiving)
5:00 Tamat Kursus