Pengurusan Pejabat Rekod & Fail

28-29 Apr, 2025, AC Hotel Kuala Lumpur by Marriott

Register Now
PDF Brochure

IPA Training is Registered with

Learn from the Best

RAVI KANA
Ravi merupakan seorang jurulatih dan konsultan yang berpengalaman selama 33 tahun dalam bidang Pengurusan Rekod dan Fail. Beliau bertugas sebagai Konsultan Pengurusan Rekod dan memberikan perkhidmatan dalam semua hal ehwal Pengurusan Rekod dan Fail termasuk:


• Mengimplimentasikan Sistem Fail dan Rekod Konvensional
• mencadangkan barangan/produk yang terbaik dan sesuai untuk
penyelengaraan dan pemeliharaan fail
• merekabentuk pusat rekod dalaman dengan semua kemudahan
• perkhidmatan mengurus dan memelihara rekod jabatan kerajaan
dipusat rekod swasta
• Mewujudkan sistem applikasi Rekod Elektronik
• membekal sistem applikasi barkod
• Mereka bentuk rak mekanikal mobile
• Perkhidmatan pengimbasan rekod keformat digital dan sebagainya.


Beliau telahpun menolong lebih daripada 1,000 agensi kerajaan dan syarikat swasta menambah baiki Pengurusan Rekod dan Fail mereka untuk keberkesanan dan kecekapan yang lebih produktif.


Beliau juga membentangkan kertas kerja di Konyensyen Pengurusan Rekod di PICC pada 5 & 6 November 2007, yang dianjurkan oleh ARKIB NEGARA MALAYSIA untuk lebih kurang 1,000 kakitangan dari pelbagai jabatan kerajaan Malaysia.


Beliau berkelulusan “honors graduate” didalam Pengurusan Hotel daripada Toulouse, France dan sedang menjalani kursus “Certified Records Manager (CRM)” daripada USA. CRM adalah merupakan Sijil Profesional yang bertaraf antarabangsa.


Beliau juga mempunyai pengalaman kerja dan pengurusan dalam semua aspek sebuah organisasi daripada pemasaran, pengurusan strategik, pentadbiran, Pembelian dan Pengurusan Inventori dan Kewangan. Ini menolong beliau memahami semua aspek sebuah organisasi dan kaitan antara satu sama lain.


Diantara agensi-agensi dimana beliau terlibat secara langsung mengendalikan program kursus berkenaan dan mengimplementasi Pengurusan Rekod ialah:


1. Jabatan Peguam Negara
2. Mampu
3. Kementerian Pelajaran Malaysia
4. Jabatan Perkhidmatan Awam, BKP & Pasca
5. Hospital Klang
6. Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran
7. Polis DiRaja Malaysia
8. Jabatan Penerangan
9. Jabatan Agama Islam Selangor
10. Jabatan Kerjaraya Selangor & WP
11. Jabatan Ukur dan Pemetaan Pulau Pinang
12. Jabatan Hartanah
13. SUK Selangor
14. Kementerian Kewangan
15. Dewan Bahasa & Pustaka
16. Kementerian Tanah dan semua pejabat tanah dan daerah di Malaysia,
17. Kementerian Dalam Negeri
18. Kementerian Permuahan Kerajaan Tempatan
19. Malaysia France Institute
20. UTM
21. Rentokil Initial
22. Tenaga Nasional Bhd
23. Telekom Malaysia Bhd
24. Ericsson
25. Island & Peninsula
26. Majlis Bandaraya Melaka Bersejarah
27. Malaysia Airport Bhd
28. Mindef
29. CREAM
30. Amanah Raya Berhad
31. Agensi Antidadah
32. MINDEF
33. Majlis Perbandaran Temerloh
34. EPIC Berhad

Venue Details

AC Hotel Kuala Lumpur by Marriott
9 Jalan Lumut off Jalan Ipoh, Kuala Lumpur, Malaysia, 50400,
Phone : +60 3-40428000

https://www.marriott.com/en-us/hotels/kulka-ac-hotel-kuala-lumpur/overview/?scid=45f93f1b-bd77-45c9-8dab-83b6a417f6fe&y_source=1_MTQ2N DU5MDEtNDgzLWxvY2F 0aW9uLndlYnNpdGU%3D

Contact us

Juliany,
03 2283 6109
juliany@ipa.com.my

Phoebe,
03 2283 6100
phoebe@ipa.com.my 

FOR CUSTOMISED IN-HOUSE TRAINING
Jane,
03 2283 6101
Jane@ipa.com.my

ADDRESS 
A-28-5, 28th Floor, Menara UOA Bangsar, 
No.5, Jalan Bangsar Utama 1, 
59000 Kuala Lumpur
www.ipa.com.my

KANDUNGAN KURSUS
  • MODUL 1: PRAKTIS DAN AMALAN DALAM PENGURUSAN REKOD
  • MODUL 2: KAEDAH MENGINDEKS REKOD & PROSES MENAMAKAN DOKUMEN
  • MODUL 3: PROSES PENGINDEKSAN REKOD
  • MODUL 4: PENGELASAN REKOD & FAIL
  • MODUL 5: PROSES MENGURUS SURAT, PEMBUKAAN FAIL, PENUTUPAN FAIL
  • MODUL 6: CIRI-CIRI DAN KESELAMATAN TEMPAT MENYIMPAN REKOD YANG BAIK
  • MODUL 7: PERUNDANGAN DALAM PENGURUSAN REKOD
  • MODUL 8: PELUPUSAN REKOD
SELEPAS MENGHADIRI KURSUS INI, ANDA AKAN DAPAT…
  1. Mendalami kefahaman dalam pengurusan
    rekod dan fail.
  2. Mempertingkatkan kesedaran tentang pentingnya amalan pengurusan rekod yang baik.
  3. Mempertingkatkan kemahiran dalam mengendalikan rekod agensi masing-masing.
  4. Mempertingkatkan kefahaman dalam pengurusan rekod secara teori dan praktikal
    yang akan membolehkan perlaksanaan dan tanggungjawab terhadap rekod di agensi masing-masing.
  5. Memperbaiki kemahiran memproses rekod- rekod khususnya dalam mengendalikan
    rekod-rekod di peringkat penyusunan, penyimpanan, penjagaan dan pelupusan rekod.
  6. Memperbaiki dan mengurangkan
    masa mengesan rekod/maklumat, dapat memberi maklumat dengan cepat dan tepat.
  7. Meningkatkan kecekapan dan imej agensi masing-masing.
  8. Memenuhi keperluan Audit dan perundangan yang sedia ada.
SIAPA YANG PATUT HADIR
Kakitangan yang terlibat dalam Pengurusan Rekod, “Document Controller”, “Auditor”, Pegawai dan Kerani Fail, Pegawai Kualiti, Eksekutif daripada lain-lain pangkat dan jawatan.
METODOLOGI
  • Ceramah
  • Latihan
  • Soal jawab
  • Diskusi dan persembahan
  • Video
HARI PERTAMA
9:00

MODUL 1: PRAKTIS DAN AMALAN DALAM PENGURUSAN REKOD

  • Pengurusan rekod sebagai salah satu teknik dalam pengurusan
  • Istilah-istilah dan penggunaannya
  • Perbezaan antara Dokumen & Rekod
  • Ciri - Ciri Rekod
  • Konsep kitaran hidup rekod
  • Komponen Kritikal dalam Pengurusan Rekod yang baik
  • Pelupusan Fail dan kelebihannya
  • Faedah program pengurusan rekod
  • Pengawalan Rekod dari Bencana
10.45

MODUL 2: KAEDAH MENGINDEKS REKOD
& PROSES MENAMAKAN
DOKUMEN

  • Apa itu Proses Indeks?
  • Kaedah Menentukan Kata Kunci
  • Latihan Memberikan Nama kepada Rekod
  • Kaedah menyediakan Indeks
  • Latihan menyediakan Indeks
  • Tatacara Menyusun Fail dan Menyusun Kabinet
  • Jenis – Jenis Kulit Fail
  • 5S dalam Penyelenggaraan Rekod/Fail Fizikal
1:00 Makan Tengahari
2:00

MODUL 3: PROSES PENGINDEKSAN REKOD

  • 9 Peraturan Penamaan Rekod
  • Latihan menamakan semula Rekod
  • Latihan menentukan Kata Kunci dan menamakan semula Rekod
3:45

MODUL 4: PENGELASAN REKOD & FAIL

  • Matlamat Sistem Fail
  • 6 Aktiviti untuk menyediakan Pengelasan
  • Memahami Konsep Fungsi-Aktiviti- Transaksi
  • Mempelajari Sistem Pengekodan untuk Sistem Fail
  • Latihan Menyediakan Pengelasan
  • Latihan Menyediakan Pengelasan di dalam Komputer
  • Latihan memfailkan rekod ke dalam Pengkelasan Komputer
5:00 Tanat Kursus Hari Pertama
HARI KEDUA
9:00

MODUL 5: PROSES MENGURUS SURAT, PEMBUKAAN FAIL, PENUTUPAN FAIL

  • Kaedah pengendalian surat-menyurat dan fail
  • Proses pengimejan bagi surat-menyurat dengan penggunaan “Cloud”
  • Pengesanan semula untuk rekod rekod guna sama
  • Pengurusan Emel
  • Kaedah membuka fail baru
  • Kaedah menutup fail/syarat menutup fail
  • Pemindahan Fail tutup/tidak aktif ke bilik rekod tidak aktif
  • Penggunaan dan fungsi kertas minit/ Kertas Separator
  • Pengesanan/pengawalan pergerakan rekod

10.45

MODUL 6: CIRI-CIRI DAN KESELAMATAN TEMPAT MENYIMPAN REKOD
YANG BAIK

  • Kesesuaian/lokasi tempat simpanan rekod
  • Keperluan keselamatan rekod dan Pengurusan Risiko
  • Pencegahan dari kebakaran
  • Kawalan suhu dan kelembapan
  • Kawalan dari mahluk perosak
  • Penggunaan peralatan yang sesuai
1:00 Makan Tengahari
2:00

MODUL 7: PERUNDANGAN DALAM PENGURUSAN REKOD

  • Akta dan pekeliling-pekeliling yang berkaitan
  • Arahan-arahan umum
  • Kesedaran umum mengenai peraturan pengurusan rekod
  • Apa peranan anda
3:45

MODUL 8: PELUPUSAN REKOD

  • Aktiviti di peringkat akhir rekod
  • Faedah & Objektif Pelupusan Rekod
  • Penilaian rekod dan Penentuan Tempoh Simpanan Rekod
  • Kaedah pelupusan rekod
  • Aktiviti-aktiviti di peringkat pelupusan rekod
  • Menyediakan Pusat Rekod untuk Fail tidak Aktif
  • Bagaimana mengarkibkan rekod tidak aktif (Archiving)
5:00 Tamat Kursus