PRINSIP ASAS PENGURUSAN REKOD DAN FAIL PEJABAT YANG EFEKTIF

17-18 Aug, 2026, Concorde Hotel Kuala Lumpur

Register Now
PDF Brochure

IPA Training is Registered with

Learn from the Best

SINTHANA adalah seorang pelatih yang mempunyai lebih daripada 25 tahun pengalaman kerja dan mengendalikan latihan beliau berdasarkan pengalaman kerja yang benar. Beliau memulakan kerjayanya di sebuah hotel, diikuti dengan sektor pengilangan multinasional serta sebuah syarikat duti bebas KLIA. Pengalamannya merangkumi bahagian kualiti, latihan dan pembangunan, hospitaliti dan pentadbiran.

 

Beliau mempunyai kemahiran dan mengendalikan program-programnya berdasarkan kepada pengalaman kerjayanya dalam perkhidmatan pelanggan, kemahiran bertulis, komunikasi, penyeliaan, pengurusan pejabat, pengurusan fail dan rekod dan pentadbiran pejabat.

 

Program-program beliau fokus kepada menanam sifat-sifat keyakinan diri, sikap positif dan ingin memajukan diri sebagai teras kompetensi untuk meningkatkan keberkesanan diri dalam kerjaya para peserta. Beliau menekankan teknik pemahaman katakunci dan proses interaksi bersama peserta untuk menjayakan sesuatu program. Metodologi yang digunakan termasuk perbincangan, penyampaian dan main peranan.

 

Beliau juga fasih mengendalikan program-program dalam dwi-bahasa iaitu Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris.

 

Berikut adalah nama-nama syarikat dimana Sinthana telah mengendalikan latihan secara langsung: Exxon Mobil, MMC Oil and Gas Sdn Bhd, Northgate Arinso, IBM, Siemens, Hewlett Packard, Panasonic, Pembangunan Sumber Manusia (HRDF), TUDM (Tentera Udara DiRaja Malaysia), Jabatan Perkhidmatan Awam, Putrajaya, Construction Industry Development Berhad, Maju Holdings Berhad, L’oreal, DHL, Bank Negara, RHB Bank, I-Perintis Sdn Bhd, Infineon, Proton Casting Sdn Bhd, Sumirubber, Rohas Euco Industries, Elektrisola, Westports, Safeguards, Spansion, Telekom, Universiti Tenaga Nasional, Philip Morris, Pioneer, Hertz, Finisar, Celestica, Scope, SCICOM Academy, Tanjon PLC, eHomemakers (Non-Governmental Organization), Malaysia Airports (Niaga) Sdn Bhd, FMS (Ford, Mazda, Sanyo) Audio Sdn Bhd, Ferringhi Beach Hotel dan lain-lain.

Venue Details

Concorde Hotel Kuala Lumpur
2 Jalan Sultan Ismail, 50250 Kuala Lumpur, Malaysia,

https://kualalumpur.concorde hotelsresorts.com/



Phone : 03 2144 2200

Contact us

Juliany,

Office: 03 2283 6109

Mobile: +60 122281247

juliany@ipa.com.my

Phoebe,

Office: 03 2283 6100

Mobile: +60 193637822

phoebe@ipa.com.my

Bee Teng,

Office: 03 2282 6112

Mobile: +60 172566121

beeteng@ipa.com.my

FOR CUSTOMISED IN-HOUSE TRAINING

Jane,

Office: 03 2283 6101

Mobile: +60 129418251

Jane@ipa.com.my

ADDRESS
A-28-5, 28th Floor, Menara UOA Bangsar,
No.5, Jalan Bangsar Utama 1,
59000 Kuala Lumpur
www.ipa.com.my

KANDUNGAN KURSUS
  • Pengenalan Pengurusan Rekod dan Fail
  • 5S dan Pengurusan Rekod
  • Proses Pewujudan Klasifikasi Fail
  • Penyimpanan dan Pengindeksan Fail
  • Kawalan Pergerakan Fail dan Rekod
  • Proses Pelupusan Rekod
  • Audit dan Pemantauan Berkala
  • Latihan kepada Kesemua Pekerja
  • Kabinet and Tempat Penyimpanan Fail
  • Kawalan Keselamatan Maklumat dan Rekod
SELEPAS MENGHADIRI KURSUS INI, ANDA AKAN DAPAT…
  1. Memastikan dokumen mudah dikesan, teratur dan mematuhi keperluan syarikat.
  2. Mengenali kitaran dan pengurusan rekod dari tahap pewujudan sehingga tahap pelupusan rekod.
  3. Mempelajari cara klasifikasi rekod mengikut tajuk utama dan mewujudkan nombor rujukan.
  4. Mempelajari cara penyimpanan, penggunaan indeks dan cara rekod diarkibkan.
  5. Mempelajari proses pelupusan rekod berdasarkan jadual pelupusan.
  6. Menjejaki pergerakan rekod dan dokumen supaya tidak hilang.
  7. Mengawal keselamatan maklumat dan rekod.
SIAPA YANG PATUT HADIR
  • Eksekutif Pentadbiran
  • Penyelia
  • Pembantu Eksekutif
  • Setiausaha
  • Perkeranian dan lain-lain
METODOLOGI
  • Ceramah
  • Kajian Kes
  • Perbincangan Umum
  • Penyampaian
  • Aktiviti Praktikal
  • Sesi Soal Jawab
HARI PERTAMA
9:00

PENGENALAN PENGURUSAN REKOD DAN FAIL

  • Definisi terma-terma pengurusan rekod dan fail
  • Kepentingan sistem pengurusan yang teratur
  • Rangkakerja pengurusan rekod dan fail yang sistematik dan teratur
  • Kepentingan sokongan penuh daripada pihak pengurusan untuk proses penambahbaikan sistem fail
10.45

5S DAN PENGURUSAN REKOD

  • Mengenali istilah 5S iaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke
  • Kepentingan 5S dalam pengurusan fail dan rekod
12.00

PROSES PEWUJUDAN KLASIFIKASI FAIL

  • Jenis-jenis klasifikasi fail
  • Kenali terma-terma fungsi, aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi
  • Bina kod klasifikasi dan nombor rujukan fail
  • Kawalan perbendeharaan kata untuk kod klasifikasi
1:00 Makan Tengahari
2:00

PENYIMPANAN DAN PENGINDEKSAN FAIL

  • Susun fail mengikut tajuk, nombor, abjad, tarikh atau kategori
  • Wujudkan senarai induk untuk kesemua fail sebagai indeks
  • Catat kod fail, tajuk dan lokasi simpanan
3:45

KAWALAN PERGERAKAN FAIL DAN REKOD

  • Kepentingan prosedur operasi standard (SOP) dalam pengurusan pergerakan fail dan rekod
  • Rekod setiap peminjaman dan pemulangan fail dan rekod
  • Pembukaan buku log, borang atau sistem elektronik untuk mengawal pergerakan fail dan rekod
5:00 Tamat Hari Pertama
HARI KEDUA
9:00

PROSES PELUPUSAN REKOD

  • Faedah-faedah melupuskan rekod
  • Proses pelupusan rekod serta sokongan dan kelulusan daripada pihak atasan
  • Penilaian rekod sebelum pelupusan
  • Tetapkan tempoh penyimpanan mengikut dasar syarikat dan keperluan undang-undang
  • Penyediaan jadual pelupusan/kitar hayat rekod
  • Kelulusan kaedah pelupusan
  • Rekodkan setiap proses pelupusan
10.45

AUDIT DAN PEMANTAUAN BERKALA

  • Jalankan semakan berkala untuk memastikan fail lengkap dan mudah diakses.
  • Kenal pasti rekod yang hilang, rosak, atau tidak dikemas kini.
  • Laksanakan tindakan pembetulan jika terdapat kelemahan.
12.00

LATIHAN KEPADA KESEMUA PEKERJA

  • Berikan latihan mengenai prosedur pengurusan rekod.
  • Sediakan garis panduan atau prosedur operasi selaras (SOP).
  • Tingkatkan kesedaran tentang kepentingan pematuhan terhadap sistem pengurusan rekod.
1:00 Makan Tengahari
2:00

KABINET DAN TEMPAT PENYIMPANAN FAIL

  • Kenalpasti jenis-jenis kabinet untuk penyimpanan fail dan rekod
  • Kenali peralatan dan alat tulis yang diperlukan untuk sistem fail yang lengkap
3:45

KAWALAN KESELAMATAN MAKLUMAT DAN REKOD

  • Hadkan akses mengikut tahap kuasa.
  • Gunakan kata laluan dan penyulitan bagi rekod elektronik
  • Pastikan kerahsiaan dokumen terpelihara
  • Lokasi dan tempat penyimpanan
  • Faktor-faktor perosak: manusia, makhluk perosak, bahan kimia
  • Kawalan suhu, kelembapan, kebakaran
 

LATIHAN PRAKTIKAL

  • Mengasing dan menyusun rekod mengikut tajuk utama
  • Mengklasifikasi fail berdasarkan isi kandungan dan jenis rekod
  • Mewujudkan nombor rujukan berdasarkan klasifikasi fail mengikut turutan abjad, nombor ataupun abjad nombor
  • Mengisi borang pelupusan rekod dan membuat keputusan cara melupuskan rekod
5:00 Kursus Tamat