PLEASE CLICK HERE to view upcoming event. Information here is outdated

Pengurusan Rekod & Fail Berdasarkan ISO 15489 (MS2223)

24-25 Apr, 2024, AC Hotel Kuala Lumpur by Marriott

IPA Training is Registered with

Venue Details

AC Hotel Kuala Lumpur by Marriott
9 Jalan Lumut, Off Jalan Ipoh, 50400 Kuala Lumpur - 50400

https://www.marriott.com/en-us/hotels/kulka-ac-hotel-kuala-lumpur/overview/?scid=45f93f1b-bd77-45c9-8dab-83b6a417f6fe&y_source=1_ MTQ2NDU5MDEtNDgzLWxvY2F0a W9uLndlYnNpdGU%3D


Phone : (603) 4042 8000

Contact us

FOR COURSE DETAILS

Juliany,

Office: 03 2283 6109

Mobile: +60 122281247

juliany@ipa.com.my

Phoebe,

Office: 03 2283 6100

Mobile: +60 193637822

phoebe@ipa.com.my

Bee Teng,

Office: 03 2282 6112

Mobile: +60 172566121

beeteng@ipa.com.my

FOR CUSTOMISED IN-HOUSE TRAINING

Jane,

Office: 03 2283 6101

Mobile: +60 129418251

jane@ipa.com.my

Keith,

Office: 03 2283 0000

Mobile: +60 162272735

keith@ipa.com.my

ADDRESS

A-28-5, 28th Floor, Menara UOA Bangsar,
No.5, Jalan Bangsar Utama 1,
59000 Kuala Lumpur

KANDUNGAN KURSUS
  • PRAKTIS DAN AMALAN DALAM PENGURUSAN REKOD
  • KAEDAH MENGIDEKS REKOD & PROSES MENAMAKAN DOKUMEN ELEKTRONIK
  • PROSES PENGINDEKSAN REKOD ELEKTRONIK
  • PENGELASAN REKOD & FAIL
  • PROSES MENGURUS SURAT, PEMBUKAAN FAIL, PENUTUPAN FAIL
  • CIRI-CIRI DAN KESELAMATAN TEMPAT MENYIMPAN REKOD YANG BAIK
  • PERUNDANGAN DALAM PENGURUSAN REKOD
  • PELUPUSAN REKOD
PENGENALAN
ISO 15489 menetapkan konsep dan prinsip asas untuk pengwujudan, penawanan dan pengurusan rekod. Piawaian ini digunakan untuk rekod dalam sebarang format, struktur atau persekitaran teknologi, tanpa mengira masa.
SELEPAS MENGHADIRI KURSUS INI, ANDA AKAN DAPAT MENDALAMI FAHAMAN PENGURUSAN REKOD DAN FAIL BERDASARKAN PIAWAIAN 1SO 15489:
  • Dapat mempertingkatkan kesedaran tentang pentingnya amalan pengurusan rekod yang baik.
  • Dapat mempertingkatkan kemahiran dalam mengendalikan rekod agensi masing-masing.
  • Dapat mempertingkatkan fahaman mendalam pengurusan rekod secara teori
    dan praktikal yang akan membolehkan perlaksanaan dan tanggungjawab terhadap
    rekod di agensi masing-masing.
  • Dapat memperbaiki lagi kemahiran memproses rekod-rekod khususnya dalam
    mengendalikan rekod-rekod di peringkat penyusunan, penyimpanan, penjagaan
    dan pelupusan rekod.
  • Dapat memperbaiki dan mengurangkan masa mengesan rekod/maklumat, dapat
    memberi maklumat dengan cepat dan tepat.
  • Dapat meningkatkan kecekapan dan imej agensi masing-masing.
  • Dapat memenuhi keperluan Audit dan perundangan yang sedia ada.
SIAPA YANG PATUT HADIR
Kakitangan yang terlibat dalam Pengurusan Rekod, Document Controller, Auditor,
Pegawai dan Kerani Fail, Pegawai Kualiti, Eksekutif ripada lain-lain pangkat dan jawatan.
METODOLOGI
  • Ceramah
  • Latihan
  • Soal jawab
  • Diskusi dan persembahan
  • Video
HARI PERTAMA
9:00

PRAKTIS DAN AMALAN DALAM PENGURUSAN REKOD

  • Pengurusan rekod sebagai salah satu teknik dalam pengurusan
  • Istilah-istilah dan pengunaannya
  • Perbezaan antara Dokumen & Rekod.
  • Ciri - Ciri Rekod
  • Peringkat-peringkat dalam pengurusan rekod
  • Konsep kitaran hidup rekod
  • Komponen Critikal dalam Pengurusan Rekod yang baik
  • Pelupusan Fail dan kelebihannya.
  • Faedah program pengurusan rekod
  • Pengawalan Rekod dari Bencana
  • Pengurusan rekod secara elektronik
10.45

KAEDAH MENGIDEKS REKOD & PROSES MENAMAKAN DOKUMEN ELEKTRONIK

  • Apa Proses Indeks
  • Kaedah Menenetukan Kata Kunci
  • Latihan Memberikan Nama kepada Rekod
  • Kaedah menyediakan Indeks
  • Latihan meneyediakan Indeks
  • Tatacara Menyusun Fail dan Menyusun Kabinet
  • Jenis – Jenis Kulit Fail
  • 5S dalam Penyelenggaraan Rekod/Fail Fizikal
1:00 Makan Tengahari
2:00

PROSES PENGINDEKSAN REKOD ELEKTRONIK

  • 9 Peraturan Penamaan Rekod Elektronik
  • Latihan menamakan semula Rekod Elektronik
  • Latihan menentukan Kata Kunci dan menamakan semula Rekod Elektronik
3:45

PENGELASAN REKOD & FAIL

  • Matlamat Sistem Fail
  • 6 Aktiviti untuk menyediakan Pengelasan
  • Memahami Konsep Fungsi-Aktiviti- Transaksi
  • Mempelajari Sistem Pengekodan untuk Sistem Fail
  • Latihan Menyediakan Pengelasan
  • Latihan Menyediakan Pengelasan di dalam Komputer
  • Latihan memfailkan rekod elektronik ke dalam Pengkelasan Komputer.
5:00 Tamat Hari Pertama
HARI KEDUA
9:00

PROSES MENGURUS SURAT, PEMBUKAAN FAIL, PENUTUPAN FAIL

  • Kaedah pengendalian surat-menyurat dan fail
  • Proses pengimejan bagi surat- menyurat dengan penggunaan Cloud.
  • Pengesanan semula untuk rekod- rekod guna sama
  • Pengurusan Emel
  • Kaedah membuka fail baru
  • Kaedah menutup fail/syarat menutup fail
  • Pemindahan Fail tutup/tidak aktif ke bilik rekod tidak aktif.
  • Penggunaan dan fungsi kertas minit/ Kertas Separator
  • Pengesanan / pengawalan pergerakan rekod

10.45

CIRI-CIRI DAN KESELAMATAN TEMPAT MENYIMPAN REKOD YANG BAIK

  • Kesesuaian / lokasi tempat simpanan rekod
  • Keperluan keselamatan rekod dan Pengurusan Risiko
  • Pencegahan dari kebakaran
  • Kawalan suhu dan kelembapan
  • Kawalan dari mahluk perosak
  • Penggunaan peralatan yang sesuai
1:00 Makan Tengahari
2:00

PERUNDANGAN DALAM PENGURUSAN REKOD

  • Akta dan pekeliling-pekeliling yang berkaitan
  • Arahan-arahan umum
  • Kesedaran umum mengenai peraturan pengurusan rekod
  • Apa peranan anda
3:45

PELUPUSAN REKOD

  • Aktiviti diperingkat akhir rekod
  • Faedah & Objektif Pelupusan Rekod
  • Penilaian rekod dan Penentuan Tempoh Simpanan Rekod
  • Kaedah pelupusan rekod
  • Aktiviti-aktiviti di peringkat pelupusan rekod
  • Menyediakan Pusat Rekod untuk Fail tidak Aktif
  • Bagaimana mengarkibkan rekod tidak aktif (Archiving)
5:00 Tamat Kursus